Rất nhiều doanh nghiệp lớn đang sử dụng 1800 làm số hotline (số đường dây nóng) làm nhiệm vụ chăm sóc khách hàng. Nó giúp khách hàng liên hệ khi cần hỗ trợ nhanh, kịp thời nhất. Ngay cả tổng đài của các mạng viễn thông cũng sử dụng tổng đài 1900 hay tổng đài 1800. Đơn giản nó vừa dễ nhớ, vừa chuyên nghiệp. Khi gọi vào những tổng đài điện thoại này, bạn thấy rất nhanh, rất tiện lợi; Có thoại cài đặt sẵn; Tự động liên kết đến tổng đài viên. Do đó, giải quyết có thể chăm sóc, tư vấn cho khách hàng kịp thời,… Vậy tại sao tổng đài này lại có thể làm được nhiều thứ như vậy? Sử dụng 1800 làm đầu số tổng đài chăm sóc khách hàng có luôn hiệu quả hay không?
Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo (tiếng Anh là Mobile Virtual Network Operator, viết tắt là MVNO) là tổng đài điện thoại được xây dựng và hoạt động trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây (Cloud Computing) kết hợp với công nghệ VoIP hiện đại.
Dịch vụ tổng đài ảo là dịch vụ đặc biệt hỗ trợ các công ty thiết lập hệ thống hộp thư thoại trên nền tảng IP.
Hiểu đơn giản, tổng đài ảo là dịch vụ tổng đài điện thoại được cung cấp qua Internet thay vì phải kéo đường dây bưu điện như truyền thống.
Tổng đài ảo hoàn toàn thích hợp với hầu hết tất cả các loại hình doanh nghiệp.
Tiện ích nổi bật của dịch vụ tổng đài ảo mang đến cho người dùng rất phong phú. Không chỉ nghe – gọi thông thường, tổng đài ảo còn có những chức năng linh hoạt hỗ trợ công việc văn phòng như: chức năng trả lời tự động (IVR), hiển thị tên người gọi đến, hỗ trợ Softphone, ghi âm – nghe lại – xóa cuộc gọi, nhật ký cuộc gọi, …
Tổng đài 1800 là gì?
- Đầu tiên hãy đi từ bản chất 1800 là đầu số điện thoại cấp quốc gia. Đầu số này được cung cấp trực tiếp từ các nhà mạng lớn như VNPT, Viettel, FPT…..
- Tổng đài đầu số 1800 là chỉ cho phép nhận cuộc gọi vào, không cho phép gọi đi.
- Dù trường hợp văn phòng của bạn cần di dời sang một địa điểm khác, ngay cả khác tỉnh thành thì vẫn giữ nguyên số tổng đài. Thêm nữa, không thay đổi và không cần cài đặt gì phức tạp cả.
Nền tảng vận hành tổng đài đầu số 1800
Tổng đài đầu số 1800 tạo nên sự khác biệt với tổng đài điện thoại truyền thống là cách dịch vụ được cung cấp.
- Với một tổng đài cũ, khách hàng phải mua thiết bị đắt tiền và đặt nó tại chỗ.
- Trong khi đó, đầu số 1900 được cài đặt tên tổng đài IP sử dụng Internet. Nó chủ yếu hoạt động dựa vào phần mềm mà không cần thiết bị và cáp đắt tiền.
Lợi ích mà tổng đài 1800 mang đến cho doanh nghiệp
Chuyên nghiệp: là lí do đầu tiên tạo nên nhu cầu về việc sử dụng 1800 làm đầu số tổng đài chăm sóc khách hàng sẽ tạo ấn tượng tốt với khách hàng ngay từ đầu.
Dễ nhớ: 1800 đơn giản, dễ nhớ, dễ thuộc đối với khách hàng cũng như ngay cả nhân sự của công ty. Điều đó tạo nên sự thuận tiện trong việc truyền thông quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp.
Tiết kiệm chi phí: Vì không cần cài đặt phức tạp, cũng không cần mua sắm thiết bị gì tốn kém, với giải pháp tổng đài ảo VPBX, khi lắp đặt tổng đài đầu số 1800, doanh nghiệp chỉ cần liên hệ để được sử dụng dịch vụ thuê đầu số 1800 (mua đầu số 1800) một cách nhanh chóng và chuẩn bị thiết bị đầu cuối đã sử dụng ngay.
Tiện lợi: Với dịch vụ Tổng đài ảo VPBX đầu số 1800 doanh nghiệp chỉ cần dùng các thiết bị có sẵn như điện thoại smartphone, tablet, laptop hay máy tính thông thường hoặc Softphone lắp đặt vào mạng LAN nội bộ mà không cần trang bị hệ thống tổng đài. Sử dụng dịch vụ thuê đầu số 1800 còn cho phép doanh nghiệp thực hiện mọi cuộc gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí nay cả không cùng một khu vực địa lý. Nên tổng đài VPBX 1800 thực sự là giải pháp hữu hiệu và tiết kiệm cho doanh nghiệp.
Thời điểm nào thì doanh nghiệp nên sử dụng tổng đài 1800
Từ bản chất và lợi ích của tổng đài tổng đài VPBX 1900 mang lại, cũng như nhu cầu của doanh nghiệp, bạn nên cân nhắc về việc sử dụng chúng vào thời điểm nào thì phù hợp.
Sử dụng đầu số 1800 khi có số lượng khách hàng liên hệ đủ lớn
Khi đã có một lượng khách hàng ổn định, và đủ lớn, phát sinh nhiều nhu cầu kết nối với doanh nghiệp thì khi lắp đặt tổng đài vào thời điểm này. Nó giúp doanh nghiệp tiện giới thiệu cho các khách hàng biết. Nó dễ nhớ, khi khách hàng có nhu cầu sẽ gọi vào số điện thoại này nhanh chóng. Đương nhiên là lắp tổng đài để tiếp nhiều khách gọi vào.. VPBX là giải pháp cho phép cùng một lúc, tổng đài có thể tiếp nhận hàng trăm cuộc gọi.
Hai vấn đề chính cần đặt ra khi muốn sử dụng đầu số 1800 để chăm sóc khách hàng
- Nhu cầu kết nối của khách hàng: Ngoài ra, khách hàng sẽ phát sinh nhu cầu liên hệ đến tổng đài để tư vấn mua và đặt hàng, tư vấn dịch vụ hậu mãi, khiếu nại phản ánh chất lượng dịch vụ,…của doanh nghiệp và doanh nghiệp cần thiết giải quyết các nhu cầu đó một cách nhanh chóng, kịp thời. Bán hàng và chăm sóc khách hàng song hành.
- Sự tiện lợi cho khách hàng và doanh nghiệp: Nếu doanh nghiệp cần giải quyết những vấn đề tiên quyết trên, thì việc sử dụng tổng đài đầu số 1800 quả thực là quá hợp lý và nên lắp đặt ngay. Vì khách hàng khó có thể biết liên hệ đến bộ phận nào để giải quyết vấn đề của mình. Do có quá nhiều số điện thoại liên hệ tương ứng với mỗi nhân viên hỗ trợ, gây cho khách hàng thường xuyên nhầm lẫn các số, gây khó chịu. Điều đó cũng tạo trở ngại cho chính nhân viên trực điện thoại và khách hàng.
Doanh nghiệp thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp qua cổng call center 1800
Doanh nghiệp muốn xây dựng hình ảnh uy tín, chuyên nghiệp nên có 1 tổng đài chăm sóc khách hàng/bán hàng chuyên nghiệp. Thông qua tổng đài IP, doanh nghiệp có thể kết nối với các khách hàng tốc độ cao. Từ đó, thu hút nhiều lượt đặt mua hàng; Gia tăng chất lượng dịch vụ nhanh chóng một cách tự nhiên, dễ dàng hơn.
Sử dụng tổng đài VPBX khi doanh nghiệp cần quản trị hệ thống tổng đài dễ dàng
Ngoài ra, giải pháp tổng đài ảo VPBX sử dụng đầu số 1900 hay đầu số 1800 còn cho phép quản lý nhân sự tổng đài, hiệu suất nhân sự. Tổng đài VPBX cho phép theo dõi hệ thống qua tính năng ghi âm cuộc gọi. Có thể thiết lập lời chào, nhạc chờ riêng cho tổng đài; Có tính năng gửi tin nhắn thoại. Tổng đài ảo VPBX cho phép xuất báo cáo tổng hợp các cuộc gọi. Bao gồm: thời lượng cuộc gọi, thời gian gọi, thời gian kết thúc, mã vùng cuộc gọi hay cuộc gọi đó có được kết nối hay không. Có thể lưu giữ thông tin khách hàng trên hệ thống tổng đài ảo VPBX đầu số 1800. Tổng đài VPBX tự động hiển thị thông tin khách hàng tới các nhân viên.
Vừa đạt hiệu quả marketing, vừa đạt hiệu quả quản lý. Chỉ với một tổng đài VPBX sử dụng đầu số 1800 duy nhất, các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí điện thoại hàng tháng, phí nhân lực…
Doanh nghiệp không nên lắp tổng đài 1800 trong trường hợp nào?
Nhu cầu khác hàng liên hệ ít thì không nên lắp tổng đài đầu số 1800
Không nhất thiết cứ phải chạy theo xu hướng đề lắp đặt đầu số 1900 hay đầu số 1800 mà không cân nhắc nhu cầu của doanh nghiệp. Vì dù rẻ đến đâu thì việc lắp đặt cũng phát sinh chi phí. Do đó, lắp đặt xong không sử dụng, thì không có hiệu quả mà lại tốn kém. Như số lượng khách hàng càn phục vụ quá ít, khách hàng không phát sinh nhu cầu gọi điện về số tổng đài để được phục vụ. Dù cho được hưởng chiết khấu ưu đãi từ nhà cung cấp. Doanh nghiệp vẫn phải chịu một chi phí nhất định khi sử dụng hệ thống.
Thời gian sử dụng ngắn cũng không nên lắp tổng đài IP đầu số 1800
Một lý do khác là chỉ có nhu cầu sử dụng trong thời gian ngắn. Tuy rằng, nhà cung cấp vẫn sẽ cho phép bạn đăng ký. Vì sau 1 – 3 tháng dùng mà cắt tổng đài ngay, bạn sẽ không thấy được tổng đài này mang lại hiệu quả gì. Trong khí lại tốn chi phí đăng ký, quảng cáo, công sức…gây lãng phí.
Dù cho tổng đài IP này mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nhưng không phải với doanh nghiệp nào cũng phù hợp. Tổng đài IP cũng không phải thời điểm nào doanh nghiệp cũng cần. Nhà quản lý cần xem xét các yếu tố để đưa ra quyết định đúng đắn.
