HTC ITC chia sẻ quy trình xây dựng văn phòng ảo cho doanh nghiệp

Đặt văn phòng giao dịch và làm việc tại các toà nhà văn phòng cao cấp và chuyên nghiệp luôn là mong muốn của các doanh nghiệp cũng như mọi nhân viên văn phòng. Tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng có đủ điều kiện tài chính để thuê được những văn phòng ưng ý. Để giải quyết những vấn đề đó các doanh nghiệp có thể chọn cho mình giải pháp mới – thuê văn phòng ảo.

Vậy văn phòng ảo là gì? tính hợp pháp của văn phòng ảo như thế nào? Hãy để HTC ITC chia sẻ quy trình xây dựng văn phòng ảo cho doanh nghiệp trong bài viết này!

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (tên tiếng Anh: Virtual Office) là thuật ngữ dùng cho một loại hình văn phòng chỉ cung cấp dịch vụ địa chỉ và liên lạc mà không cần đến diện tích thực tế.

Văn phòng ảo là hình thức văn phòng cho thuê với diện tích 0m2 với dịch vụ được cung cấp bao gồm: Địa điểm giao dịch của Doanh nghiệp với địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty, địa chỉ nhận thư từ và các thông báo thuế, bhxh …

Khi sử dụng dịch vụ này, khách hàng không phải chuyển đồ đạc, trang thiết bị đến mà chỉ đặt biển hiệu, logo của công ty mình tại đó. Khách hàng cũng có thể đặt thuê thêm phòng họp để trao đổi với đối tác & chi phí thường được tính theo giờ.

Trên thế giới, dịch vụ thuê văn phòng ảo đã có từ rất lâu, còn ở Việt Nam thì dịch vụ này còn khá mới mẻ. Khi sử dụng dịch vụ này, khách hàng không phải chuyển đồ đạc, trang thiết bị đến mà chỉ đặt biển hiệu, logo của công ty mình tại đó.

Ngoài ra, doanh nghiệp không cần thiết phải có nhân viên làm việc thường trực. Bộ phận nhân sự của văn phòng ảo sẽ trả lời điện thoại, nhận fax, email và các giấy tờ liên quan với tư cách là thư ký của công ty. Sau đó, tất cả những thông tin này sẽ được gửi đến tận nơi cho khách hàng.

Có thể hiểu 1 cách đơn giản, Văn phòng ảo chính là hình thức cho thuê địa điểm để đăng ký kinh doanh, do đó chi phí của Văn phòng ảo rất tiết kiệm so với việc thuê văn phòng tại các toà nhà văn phòng như thông thường.

Văn phòng ảo là một sự kết hợp hoàn hảo của việc vận hành một doanh nghiệp từ xa thông qua việc sử dụng một địa chỉ làm đại diện văn phòng kinh doanh. Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo cho phép người dùng giảm chi phí thuê văn phòng truyền thống trong khi vẫn có thể vận hành kinh doanh một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Văn phòng ảo – giải pháp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Trong thời điểm khủng hoảng kinh tế, khi giá mặt bằng trở thành gánh nặng của doanh nghiệp thì văn phòng ảo bắt đầu hút khách. Theo trào lưu phát triển một nền kinh tế năng động, ngày nay đội ngũ tri thức trẻ những người làm việc tự do hay làm việc tại nhà nhưng cần có một địa chỉ đăng ký kinh doanh và thỉnh thoảng mới cần một nơi tiếp khách hoặc hội họp với đối tác trong và ngoài nước. Văn phòng ảo để làm việc là giải pháp thông minh cho các cá nhân, doanh nghiệp vừa và nhỏ để đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất.

Văn phòng ảo chính là cứu cánh cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay.Các chủ doanh nghiệp với mong muốn cân đối tài chính hợp lý để có thể duy trì chờ thời cơ phục hồi và phát triển đã lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo để phần nào tiết kiệm chi phí cho công ty.

Dịch vụ văn phòng ảo hổ trợ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng vẫn còn đắt đỏ như hiện nay.Chỉ cần khoảng 1 triệu đồng mỗi tháng,các công ty đã sở hữu cho mình một văn phòng tại trung tâm thành phố để có thể đăng kí địa chỉ kinh doanh, địa chỉ giao dịch, tiếp khách, hội họp….

Hình thức làm việc này hạn chế tối đa các chi phí phát sinh không cần thiết nhưng vẫn đem lại hiệu quả công việc và một bộ mặt uy tín cho công ty.

Ngoài ra, các dịch vụ văn phòng ảo còn cung cấp các dịch vụ như phòng họp, chỗ ngồi làm việc, cho thuê nhân viên đại diện….

Chính vì thế các doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào các công việc kinh doanh quan trọng như bán hàng, thu hồi công nợ, kĩ thuật …. Những việc ít quan trong như điện thoại, công văn, thư kí, ghi chép sổ sách kế toán, kê khai thuế đều có thể làm ngoài.

Tuy nhiên, khi các doanh nghiệp lớn dần lên có tiềm lực mở rộng văn phòng công ty nhưng vẫn sử dụng văn phòng ảo để làm chi nhánh.

Mức giá cho thuê văn phòng ảo giao động trong khoảng bao nhiêu?

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo có nhiều gói dịch vụ cho khách hàng lựa chọn nhằm đáp ứng đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp. Chính vì vậy mỗi gói sẽ có mức chi phí khác nhau. Khi bạn chọn loại văn phòng càng nhiều tiện ích và càng nhiều dịch vụ đi kèm thì mức giá càng cao hơn.

Với mỗi gói dịch vụ thuê văn phòng ảo sẽ có các tiện ích đi kèm riêng ví dụ như: Địa chỉ kinh doanh, đăng ký giấy phép kinh doanh, bảng tên công ty, lễ tân, tiếp nhận thư từ, bưu phẩm, số điện thoại riêng, trang web riêng, số fax riêng, dịch vụ chăm sóc khách hàng, phòng họp, phòng tiếp khách, dịch vụ văn phòng với đầy đủ các máy móc: máy photo, máy in, máy Scan,…