Ghi âm lại toàn bộ cuộc gọi là một trong những ưu điểm lớn của tổng đài ảo, mang lại nhiều lợi ích như đánh giá tác phong thái độ làm việc của nhân viên chính xác và khách quan hơn, giúp cho việc chăm sóc khách hàng được tốt hơn. Đặc biệt đây là phương pháp giúp tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Vậy hãy cùng vpbx.vn tìm hiểu cách nghe lại file ghi âm cuộc gọi như thế nào nhé?
Cách tổng đài ghi âm cuộc gọi hoạt động
- Tự động ghi âm tất cả cuộc gọi ra, gọi vào, gọi nội bộ của tất cả các máy nhánh trên tổng đài.
- Thời gian ghi âm mặc định là 12 tháng gần nhất (các file ghi âm trước đó sẽ tự động xóa).
- Nếu quý khách có nhu cầu ghi âm lâu hơn thì có thể thỏa thuận về khoản phí phát sinh.
- Có thể loại trừ những máy nhánh không ghi âm (những máy nhánh của sếp, quản lý không muốn ghi âm có thể loại trừ).
- Không giới hạn số lượng cuộc gọi được ghi âm.
- Không giới hạn thời lượng các cuộc gọi được ghi âm.
Cách nghe lại file ghi âm cuộc gọi
- Mỗi khách hàng sử dụng tổng đài ảo đều được cấp một tài khoản quản lý cuộc gọi, một đường link đăng nhập từ web ở bất cứ nơi nào có internet (cả trên máy tính và điện thoại).
- Hỗ trợ tìm kiếm lịch sử cuộc gọi theo thời gian, theo số điện thoại khách hàng, số máy nhánh tiếp nhận.
- Nghe trực tiếp file ghi âm (Dễ dàng như nghe nhạc).
- Hỗ trợ download về để lưu trữ.
- Giao diện đơn giản, trực quan dễ sử dụng.
Giao diện tổng đài ghi âm cuộc gọi
- Start day : thời gian bắt đầu,
- End day : thời gian kết thúc,
- Search : tìm kiếm nhanh theo số điện thoại,
- Call Date : thời gian gọi,
- Source : từ số điện thoại nào gọi đến,
- Destination : Đích đến của cuộc gọi,
- Status : trạng thái cuộc gọi,
- Type of call : Loại cuộc gọi : inbound (cuộc gọi vào), outbound (cuộc gọi ra) local ( cuộc gọi nội bộ),
- Download : down file ghi âm về lưu trữ,
- Play : nghe ghi âm trực tiếp (không cần cài đặt thêm phần mềm).
Những lợi ích khi nghe lại file ghi âm cuộc gọi
- Trước tiên, bạn không nên quyết định áp dụng phần mềm ghi âm đơn giản chỉ vì muốn nghe lại cuộc gọi. Với mục đích sử dụng hiệu quả chức năng ghi âm cuộc goi, ví dụ như để tìm nguyên nhân khiến cuộc gọi ”tốt” hay “xấu”, xác định những yếu tố tác động liên quan, từ đó đưa ra cách giải quyết qua việc đào tạo hay điều chỉnh quy trình thực hiện,… Bạn sẽ không thể tận dụng tối đa những lợi ích từ việc ghi âm cuộc gọi nếu ngay từ ban đầu, bạn chỉ định dùng nó để giảm thiểu số lượng điện thoại viên không đạt yêu cầu hay đối phó với vấn đề pháp luật.
Hãy thực hiện phần mềm ghi âm và bổ sung những công cụ giám sát chất lượng như một chương trình mang tính cải tiến, nếu bạn coi việc ghi âm vì mục đích sử dụng bắt buộc, bạn sẽ không nhận được lợi nhuận cho khoản đầu tư này.
- Thứ hai, bạn nên cân nhắc việc cho phép các điện thoại viên truy cập vào hệ thống ghi âm để nghe lại cuộc gọi “Điều này không được các contact center thực hiện phổ biến, tuy nhiên chúng tôi ủng hộ việc áp dụng này – để các điện thoại viên tận dụng trực tiếp lợi ích của việc ghi âm cuộc gọi” – ý kiến của Paul Manyweathers, giám đốc nhà phân phối công nghệ Activa.
“Nhiều doanh nghiệp coi ghi âm cuộc gọi như một công cụ quản lý và do đó, chỉ có cấp quản lý được sử dụng và nghe các cuộc gọi ghi âm. Paul cũng chỉ ra rằng “khi điện thoại viên nghe lại cuộc gọi của chính mình, họ bắt đầu tự nhận ra những vấn đề cần khắc phục, từ đó xây dựng những cách thức để thực hiện các cuộc gọi thành công”.
- Cuối cùng, dù bạn cho phép điện thoại viên có quyền truy cập vào phần ghi âm của họ hay không, hãy cố gắng để họ trực tiếp đánh giá kết quả công việc.
Đánh giá hiệu suất làm việc của tổng đài viên
“Bao nhiêu lần bạn đã nghe thấy câu: Tôi không biết tôi đã nói như vậy, từ một điện thoại viên” Manyweathers nói. “Với cơ hội tự đánh giá, các điện thoại viên có thể ghi chép lại tất cả những thông tin cần thiết, chuyển giao vấn đề cho người quản lý hay gọi điện lại cho khách hàng, giúp nâng cao trải nghiệm của khách hàng”.
“ Hơn nữa, khi đưa ra bảng chấm điểm dựa trên hiệu suất làm việc, các điện thoại viên có thế so sánh với kết quả đánh giá của người quản lý. Điều này sẽ giúp xây dựng mối quan hệ và sự tự tin không những trong công nghệ mà còn trong toàn bộ quy trình chất lượng. Về cơ bản, nó mang lại cho các điện thoại viên cảm nhận rõ rệt về sự cải thiện trong công việc của mình.
Nếu muốn nâng cao lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp của mình, vậy còn chờ đợi gì mà không tìm tới dịch vụ tổng đài ảo voip của HTC ITC. Khi đăng ký sử dụng dịch vụ khách hàng được cấp 1 tài khoản quản lý, thống kê cuộc gọi, nghe file ghi âm. Khách hàng tiến hành đăng nhập từ web và thác tác cực kỳ dễ dàng. Nghe file ghi âm như nghe nhạc. Bạn cần demo vui lòng liên hệ 1900.400088 để được hướng dẫn hoặc hỗ trợ.
