Khi sử dụng hệ thống tổng đài VOIP, doanh nghiệp sẽ nhận thấy rất nhiều những ưu điểm đặc biệt so với tổng đài điện thoại truyền thống. Hãy cùng vpbx.vn điểm lại 10 ưu điểm nổi trội của tổng đài VOIP và trả lời câu hỏi có nên sử dụng tổng đài voip không nhé ?
Khái niệm tổng đài VOIP
Tổng đài VOIP là dịch vụ thoại trên nền tảng IP hiện đại, sử dụng 01 phần cứng tổng đài duy nhất và cho phép thiết lập nhiều công ty cùng sử dụng chung tài nguyên tổng đài phần cứng đó nhằm mang lại dịch vụ cuộc gọi chất lượng cao với chi phi thấp nhất. Với hệ thống thiết lập này đã mang lại nhiều lợi ích không hề nhỏ cho các khách hàng, cụ thể:
- Chi phí thấp., khách hàng chỉ cần đầu tư thiết bị đầu cuối (điện thoại, máy tính v..v.) không cần đầu tư thiết bị tổng đài.
- Không cần bảo trì, bảo hành, không phải lo các sự cố hỏng hóc thiết bị.
- Thời gian triển khai cực nhanh chóng và sử dụng ngay sau khi đăng ký, đáp ứng yêu cầu trong vòng 24h-48h.
- Chi phí khách hàng bỏ ra phù hợp với yêu cầu dịch vụ, số lượng, định lượng cụ thể.
- Khả năng mở rộng, có thể đáp ứng nhu cầu thay đổi cực nhanh chỉ trong vòng 24h.
- Các kịch bản về lời thoại cũng như các chức năng mới nếu cần thay đổi sẽ diễn ra rất nhanh trong vòng 24h.
- Không cần đâu tư nhân sự quản trị hệ thống tổng đài hay mất phí thuê dịch vụ thực hiện quản trị và thay đổi trong trường hợp cần thiết
Dịch vụ tổng đài ảo áp dụng cho những khách hàng nào?
Không thể phủ nhận, tổng đài ảo đóng vai trò quan trọng góp phần mang lại sự chuyên nghiệp, hiện đại và nâng cao hiệu quả công việc cho tất cả các doanh nghiệp. Hiện nay, dịch vụ tổng đài ảo áp dụng cho rất nhiều đối tượng khách hàng, có thể nói đến như:
- Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tổng đài, nhưng không muốn đầu tư nhiều tiền cho hệ thống tổng đài riêng.
- Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhân viên hoạt động ở các địa điểm khác nhau
- Doanh nghiệp chưa có văn phòng cố định.
- Doang nghiệp muốn chuyên nghiệp trong việc hỗ trợ khách hàng
Dưới đây là 10 lý do các doanh nghiệp lựa chọn VOIP
Tổng đài VOIP dễ dàng cài đặt hơn hệ thống tổng đài truyền thống
Một tổng đài IP hoạt động như một phần mềm chạy trên máy chủ, thừa hưởng được năng lực xử lý mạnh mẽ của máy tính. Bất kỳ nhân viên IT nào cũng đều có thể cài đặt và triển khai dễ dàng mà không đòi hỏi những khoá đào tạo đặc biệt về viễn thông như đối với hệ thống tổng đài truyền thống.
Tổng đài VOIP dễ dàng quản trị với giao diện web đơn giản
Tổng đài IP có thể được quản lý qua giao diện Web, cho phép một người với hiểu biết căn bản về IT có thển quản lý tổng đài một cách dễ dàng. Trong khi đó, đối với hệ thống tổng đài tương tự truyền thống lại đòi hỏi những kỹ năng chuyên về điện thoại.
Cắt giảm chi phí nhờ việc sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài VOIP
Với tổng đài IP bạn có thể dễ dàng sử dụng dịch vụ VoIP của các nhà cung cấp dịch vụ VoIP đường dài và quốc tế (ví dụ như: FPT Telecom, Worldfone của South Telecom…). Khi đó bạn sẽ tiết kiệm cước phí hàng tháng một cách đáng kể. Nếu bạn có nhiều văn phòng/chi nhánh, bạn cũng có thể dễ dàng thiết lập kết nối thoại giữa các chi nhánh với nhau để liên lạc miễn phí.
Giúp loại bỏ đường dây điện thoại
Thông thường, trong văn phòng bạn sẽ có cả đường dây mạng và day điện thoại. Khi sử dụng tổng đài IP, bạn không cần đường dây điện thoại riêng, khi đó điện thoại và dữ liệu sẽ sử dụng chung một hệ thống mạng.
Giúp loại bỏ sự phụ thuộc vào nhà cung cấp
Các tổng đài IP hoạt động trên tiêu chuẩn mở SIP. Bạn có thể lựa chọn một sự kết hợp giữa nhiều nhà cung cấp tổng đài, điện thoại, voip gateway… sao cho phù hợp với quy mô và nhu cầu của bạn.
Dễ dàng mở rộng
Với tổng đài truyền thống, việc thêm một đường điện thoại hoặc máy nhánh sẽ phức tạp, đôi khi phải mua thêm phần cứng tốn kém. Với tổng đài IP, thì bạn chỉ đơn giản là gắn thêm điện thoại vào mạng.
Giúp nâng cao chất lượng phục vụ, dịch vụ
Khi triển khai tổng đài IP, bạn có thể tích hợp nhiều tính năng thoại với các ứng dụng của doanh nghiệp để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, nâng cao năng suất làm việc. Ví dụ:
Pop-up một màn hình hiển thị thông tin khách hàng một cách tự không khi họ gọi đến tổng đài của bạn.
Dễ dàng ghi âm và nghe lại các cuộc điện thoại trao đổi.
Dễ dàng thực hiện cuộc gọi từ một ứng dụng khác trên máy tính (như Outlook, CRM…)
Sử dụng các tính năng cao cấp của tổng đài VOIP với chi phí thấp
Tổng đài IP đã có sẵn các tính năng cao cấp của một hệ thống thoại như: trả lời tự động, lập trình phân bổ cuộc gọi, hộp thư thoại, báo cáo thống kê… các tính năng này thường rất đắt khi sử dụng hệ thống tổng đài truyền thống.
Tổng đài VOIP cơ động, dễ dàng di chuyển
Khi người dùng di chuyển vị trí làm việc, chỉ đơn giản mang theo điện thoại, không cần phải đi lại dây hoặc bất kỳ thao tác gì trên hệ thống tổng đài.
Người dùng có thể roaming từ văn phòng, cafe wifi, hoặc nhà riêng mà vẫn có thể trả lời và thực hiện các cuộc gọi như thể đang ngồi tại bàn làm việc.
Tổng đài VOIP giúp xem tổng quan về tình trạng hệ thống hiện tại và các cuộc gọi tốt hơn, kiểm soát tốt hơn nhờ báo cáo đầy đủ
Các hệ thống thông thường thường đòi hỏi các máy điện thoại ‘hệ thống’ đắt tiền để biết được những gì đang diễn ra trong hệ thống điện thoại của bạn. Ngay cả trong trường hợp đó, các thông tin tình trạng vẫn là khó hiểu. Với các hệ thống VoIP, bạn có thể chỉ định người dùng nào có thể xem tình trạng của hệ thống điện thoại ở dạng đồ họa thông qua trình duyệt web. Các thiết lập VoIP lưu trữ thông tin cuộc gọi đến và gọi đi trong một cơ sở dữ liệu trên máy chủ của bạn, qua đó cho phép báo cáo đầy đủ về chi phí gọi và lưu lượng gọi.
Với những lợi ích kể trên, việc đầu tư một hệ thống tổng đài VOIP là cần thiết và hữu ích, không chỉ cho những doanh nghiệp mới mà còn cho cả những doanh nghiệp đang có hệ thống tổng đài truyền thống. Một tổng đài VOIP sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí điện thoại, chi phí vận hành, nâng cao năng suất làm việc của toàn doanh nghiệp.
vpbx.vn là một sự lựa chọn hoàn hảo. Khi sử dụng tổng đài VPBX bạn sẽ được hỗ trợ lắp đặt và bảo trì 24/7 .
Liên hệ ngay 1900400088 để được tư vấn chi tiết về giải pháp tổng đài phù hợp
