Tổng đài điện thoại nội bộ hiện là sản phẩm viễn thông phổ biến nhưng việc sử dụng còn nhiều khó khăn. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng điện thoại nội bộ.
1. Tự báo số máy con
Cách thức: # 81 (đối với máy gián tiếp gọi đi) * # 81 (đối với máy trực tiếp gọi đi).
Lưu ý: Khi dùng thao tác này để thử máy tổng đài có thể phân biệt nhanh số ban đầu của các máy con.
Ví dụ: Tại máy con 603 sau khi nhập “# 81” nghe thấy “tút, tút, tút…” 8 tiếng liên tục. Sau 2 giây lại nghe thấy “tút, tút, tút…” 10 tiếng liên tục. Qua 2 giây nữa lại tiếp tục nghe “tút, tút, tút” 3 tiếng liên tục.
Chú ý: Hệ thống này dùng 10 tiếng “tút” để biểu thị số 0.
2. Nội bộ đàm thoại
Gọi nội tuyến đối với loại máy con có thể trực tiếp gọi ra ngoài.
Cách thức: * + số máy con. Ví dụ: * 602.
Lưu ý: Máy con ở trạng thái trực tiếp gọi ra ngoài khi cần gọi nội bộ thì khi nhấc máy lên. Sau khi nghe thấy tín hiệu của đường dây ngoài, ấn phím “*” . Rồi nghe thấy tín hiệu đường dây nội bộ thì mới bấm số máy con cần gọi.
Gọi nội tuyến đối với loại máy con gián tiếp gọi ra ngoài.
Cách thức: Trực tiếp bấm phím số máy con cần gọi. Ví d ụ: 602
Lưu ý: Máy con ở trạng thái không gọi được trực tiếp ra ngoài khi cần gọi nội bột thì khi nhấc máy lên sau khi nghe thấy tín hiệu đường dây nội bộ mới có thể trực tiếp bấm số máy con cần gọi.
Chú ý: Đàm thoại nội bộ
3. Chọn cổng vào gọi đi
Cách thức: # M (Gián tiếp gọi đi) * # M (Trực tiếp gọi đi).
Lưu ý: Trong một số trường hợp, người sử dụng máy này có thể lựa chọn cổng vào để gọi đi, phương thức này gọi là chọn cổng:
Chú ý:
- Sau khi chọn một đường dây cổng vào nghe thấy tín hiệu bận, cho thấy đường dây này chưa mở hoặc đang có người sử dụng.
- Khi chọn đường dây gọi đi chỉ có thể chọn từ đường dây từ 1 đến 8.
- Một số công ty chỉ có bộ phận ngoại tuyến mở gọi đường dài, chức năng này có thể giúp cho người sử dụng lựa chọn chính xác ngoại tuyến.
- Một số người sử dụng đăng ký chức năng đặc biệt ở bưu điện. Khi sử dụng chức năng này nhất định phải sử dụng phím “*” hoặc “#” (VD như điện thoại đến lệnh cài đặt chuyển rời *57* và lệnh xoá bỏ #57# v.v…)
4. Chuyển gọi vào
Khi điện thoại gọi vào, sau khi một máy con nhận điện muốn chuyển qua một máy con khác thao tác như sau:
- Máy con ấn nút nhận,
- Sau khi nghe thấy âm thanh đường dây trong, ấn số máy con khác cần chuyển, dây ngoài nghe thấy tiếng máy con nhận điện đổ chuông,
- Khi máy con đó đã nhận được điện thoại nói chuyện thì gác máy.
Cách thức: Bật công tắc cổng vào (hoặc phím FLASH/R) + số máy con..
Lưu ý: Chuyển cuộc điện thoại gọi đến từ một máy con sang một máy con khác gọi là chuyển máy điện thoại đến.
Ví dụ: Khi máy con 605 nhận điện thoại, nếu muốn chuyển sang máy con 807, chỉ cần ngắt máy 605 khi nghe thấy tín hiệu, bấm 607 lập tức máy 607 nhận được điện thoại.
Chú ý:
- Thời gian ấn nút ngắt gác máy từ 100ms đến 2000ms (thời gian cụ thể có thể cài đặt Flash, có nói rõ trong cài đặt hệ thống), có 1 số điện thoại tiêu chuẩn có nút “Flash”, nếu không có thể dùng nút ngắt thay thế.
- Ấn nút ngắt chuyển nhận sau khi nghe thấy tín hiệu, trong vòng 5 giây phải ấn xong số máy cần chuyển nếu không nó sẽ trở về trạng thái nhận điện ban đầu.
- Khi bấm số một máy con khác nếu máy con đó đang bận, người chuyển máy sẽ nghe thấy 3 tiếng biểu hiện máy bận sau đó …
- Không giới hạn số lần chuyển điện thoại
- Máy con được chuyển trong vòng 25 giây mà không nhận điện thì sẽ tự chuyển sang máy tổng.
5. Đàm thoại 3 bên
Cách thức: Ấn nút ngắt + * + số máy con
Lưu ý: Chuyển điện thoại gọi đến từ một máy con sang một máy con khác mà cả hai máy con cùng lúc đàm thoại với cuộc điện thoại gọi đến đó gọi là đàm thoại 3 bên.
Ví dụ: Máy con 805 đang nhận điện thoại, nếu muốn chuyển cuộc điện thoại đó đến máy con 807 mà cả hai máy cùng lúc có thể đàm thoại cùng cuộc điện thoại gọi đến đó, thì có thể sử dụng chức năng đàm thoại 3 bên:
- Máy con 805 nhận điện thoại gọi đến,
- Ấn nút ngắt,
- Nghe thấy tín hiệu,
- Bấm số máy cần chuyển * 607,
- Ba bên cùng lúc có thể đàm thoại.
Chú ý:
1. Trong quá trình chuyển điện thoại, có các trường hợp không giống nhau, xin được hướng dẫn như sau (giả dụ A là máy chủ động chuyển điện thoại, B là máy được chuyển điện thoại).
*. A không nhận điện thoại, B nhận điện thoại.
Nếu sau khi nghe tiếng chuông điện thoại B nhấc máy, như vậy, A sẽ cùng đàm thoại với B, và tự động nhận điện thoại từ ngoài gọi đến, hình thành lên 2 máy con cùng đàm thoại với một cuộc điện thoại gọi đến, khi một trong máy A hoặc máy B tùy ngừng đàm thoại, máy còn lại vẫn có thể đàm thoại bình thường cho đến khi úp máy.
*. A không nhận điện thoại, B trong vòng 25 giây không nhận điện thoại
Khi máy con B trong vòng 25 giây không nhận điện thoại, máy A lại khôi phục đàm thoại, máy B sẽ ngừng đổ chuông.
2. Thời gian ấn nút ngắt gác máy từ 100ms đến 2000ms (thời gian cụ thể có thể cài đặt Flash, có nói rõ trong cài đặt hệ thống), có 1 số điện thoại tiêu chuẩn có nút ”Flash”, nếu không có thể dùng nút ngắt thay thế.
3. Ấn nút ngắt chuyển nhận sau khi nghe thấy tín hiệu, trong vòng 5 giây phải ấn xong số máy cần chuyển nếu không nó sẽ trở về trạng thái nhận điện ban đầu.
6. Nhận thay dây ngoài: # 7
Cách thức: # 7 (đối với máy gián tiếp gọi đi) * # 7 (đối với máy trực tiếp gọi đi)
Lưu ý: Máy con chưa đổ chuông mà nhận điện thoại gọi là nhận thay điện thoại.
Chú ý: Chức năng này chỉ có thể nhận thay điện thoại gọi vào hoặc điện thoại chuyển tiếp, nội bộ không nhận thay được.
7. Chuyển rời vị trí
Khi không có nhân viên trực tổng đài, máy chủ không tự chuyển đường dây ngoài đến các máy con.
Trạng thái trả lời tự động, trực ban tổng đài muốn chuyển máy, phải cài đặt máy trực ban thứ 1 và máy trực ban thứ 2 cùng chuyển đi 1 số, như vậy phải ấn số 0 ở máy tổng đài ròi ấn số máy con cần chuyển.
Cách thức: # * ABC (đối với máy gián tiếp gọi đi) * # ABC (đối với máy trực tiếp gọi đi)
Lưu ý: Chuyển rời vị trí là chỉ khi người sử dụng ở xa máy con. Tất cả điện thoại gọi vào máy này có thể tự động chuyển đến một máy khác tuỳ chỉ định.
Ví dụ: Người sử dụng máy 605, khi người đó đang ở chỗ máy con 807, thì có thể sử dụng chức năng này chuyển hết các cuộc gọi tới máy con 805 đến máy con 807. Do đó đảm bảo không bị lỡ các cuộc điện thoại quan trọng.
Huỷ bỏ chuyển rời vị trí
Cách thức: Nhấc máy con một lần sau đó úp máy
Lưu ý: Muốn bỏ chuyển rời vị trí, chỉ cần nhấc máy con này lên một lát sau đó úp máy xuống là được.
- Nhấc máy con 605,
- Úp máy con 605.
Chú ý: Khi nhấc máy con đã cài đặt chuyển rời vị trí sẽ không có tín hiệu và không thể tiến hành thao tác khác. Sau khi úp máy là có thể lập tức huỷ bỏ chức năng này.
8. Khi nhân viên trực ban nhận điện đến
Trong trạng thái trực ban, khi có điện thoại gọi đến. Máy con đã được cài đặt trước đổ chuông sẽ đổ chuông. Người sử dụng chỉ cần nhấc máy là có thể nhận điện thoại. Nếu cài đặt máy trực ban, đường dây ngoài bận. Hệ thống sẽ tự động tìm máy con không bận và nhận điện.
9. Khi trạng thái trả lời tự động
Trong trạng thái trả lời tự động. Sau khi điện thoại gọi vào các máy con đều không đổ chuông. Máy tổng đài sẽ nhận trả lời cổng vào đọc trả lời tự động. Người gọi đến sẽ căn cứ theo lời thoại gọi vào máy con nào đó. Hoặc gọi vào máy tổng để kiểm tra số máy con cần gặp. Sau khi máy gọi đến bấm xong số máy con nào đó; Máy con được gọi sẽ đổ chuông, chỉ cần nhấc máy là có thể nhận điện thoại.
Chú ý trong trạng thái trả lời tự động:
- Khi bên ngoài trực tiếp bấm gọi vào số máy con. Nếu máy con được gọi đó trong vòng 30 giây không nhấc máy, hệ thống tổng đài sẽ ngắt cổng vào này.
- Khi bên ngoài bấm “0” (hệ thống tổng đài sẽ mặc nhận “0” biểu thị số kiểm tra). Máy con trực ban được hệ thống tổng đài mặc nhận 602 sẽ đổ chuông. Nếu máy 602 bận, hệ thống sẽ từ máy 603 bắt đầu tìm máy con rỗi để nhận cuộc điện thoại đó. Trong trường hợp thường xuyên bận, nên để máy con 603 cũng làm máy trực ban để thuận tiện cho bên ngoài gọi đến.
- Để cài đặt máy con đổ chuông. Sau khi bấm 0, cần tham khảo phương pháp cài đặt máy con trực ban thứ nhất.
- Máy con chưa đổ chuông có thể thông qua chuyển tiếp điện thoại để nhận điện thoại.
VPBX là nhà cung cấp hàng đầu về giải pháp tổng đài ảo. Giải pháp tối ưu hóa công nghệ và chi phí. Giải pháp giải quyết triệt để các yêu cầu tổng đài của doanh nghiệp ở mọi quy mô.
VPBX cam kết hỗ trợ quý doanh nghiệp lắp đặt và bảo trì 24/7 .
Liên hệ ngay 1900400088 để được tư vấn chi tiết về giải pháp tổng đài phù hợp với doanh nghiệp
