Các công ty đều phải chia nhân sự vào các phòng ban nhất định và để phù hợp với hoạt động liên lạc nội bộ, sẽ có những số máy đại diện cho các phòng ban này. Vậy cách cấu hình các nhóm nội bộ này như thế nào? vpbx thông qua bài viết này sẽ hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện các cách cấu hình nhóm nội bộ.
Tạo nhóm nội bộ
Thông thường các công ty phân chia nhân viên theo các phòng ban chức năng, ví dụ phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh, phòng nhân sự,và tạo ra các số máy đại diện cho các phòng ban này, ví dụ 601 là số máy chung của phòng kỹ thuật, 602 là số máy chung của phòng kinh doanh, sau đó thêm các số máy nhánh của các nhân viên tương ứng trong từng phòng ban vào số của nhóm nội bộ.
Nếu người quản trị viên hệ thống tổng đài muốn các phòng ban này nhận cuộc gọi thì chỉ sẽ định tuyến cuộc gọi vào các nhóm nội bộ 601, 602. Lúc đó tất cả nhân viên trong các phòng ban này có thể nhận cuộc gọi đến. Thường là cấu hình cho rung tất cả điện thoại của nhân viên, nhân viên nào bắt máy thì sẽ kết nối với khách hàng.
Hướng dẫn cách cấu hình nhóm nội bộ:
Để tạo một nhóm nội bộ, ta vào thư mục Số nội bộ => Danh sách số nội bộ => Tạo số nội bộ với các thông số như sau :
Số nhóm: Đặt số đại diện cho nhóm nội bộ. Khi khách hàng bấm số thì cuộc gọi sẽ được đưa vào nhóm nội bộ. (ví dụ :601).
Tên nhóm: Tên đại diện cho nhóm.
Chọn số nội bộ: Danh sách các số nội bộ mà người quản trị muốn thêm vào nhóm.
Chế độ đổ chuông: các chế độ đổ chuông trong nhóm nội bộ. Có 4 cách đổ chuông trong chế độ này lần lượt là:
- Đổ chuông toàn bộ: Khi có cuộc gọi vào nhóm thì tất cả các số nội bộ đồng loạt đổ chuông.
- Đổ chuông ngẫu nhiên: Khi có cuộc gọi vào nhóm thì bất kỳ một số nội bộ nào đó trong nhóm sẽ đổ chuông.
- Đổ chuông xoay vòng: Cuộc gọi kế tiếp sẽ đổ chuông vào số nội bộ tiếp theo có trong nhóm (theo dạng vòng tròn khép kín).
- Đổ chuông theo thứ tự sắp xếp sẵn trong danh sách: Khi có cuộc gọi vào nhóm thì số nội bộ sẽ đổ chuông theo thứ tự được sắp xếp trong danh sách
Thời gian đổ chuông: Thời gian đổ chuông tối đa cho một số nội bộ trong nhóm tước khi bỏ qua số nội bộ đó.
Kịch bản cấu hình nhóm nội bộ:
Khi có cuộc gọi đến 601 thì số nội bộ 1002 sẽ đổ chuông trước. Nếu 1002 bận hoặc không ai nhấc máy, trong khoản thời gian quy định, được cấu hình trong Thời Gian Đổ Chuông, thì cuộc gọi sẽ được chuyển đến số kế tiếp trong danh sách là số 1001. Cứ thế tiếp tục theo danh sách đã lựa chọn với chế độ đổ chuông như trên cho đến khi hết thời gian đổ chuông được quy định trong thời gian chờ tối đa.
Cấu hình nhóm nội bộ
Tương tự với số nội bộ, nhóm nội bộ cũng có các chức năng để người quản trị thiết lập cho từng kịch bản hay yêu cầu của công ty.
Cập nhật nhạc chờ
Chọn vào biểu tượng trên nhóm nội bộ để cấu hình nhạc chờ cho nhóm nội bộ mà bạn muốn thao tác, với các thông số sau:
- Nhóm nội bộ: Hiển thị nhóm nội bộ được cấu hình chế độ đổ chuông. Mặc định không thể chỉnh sửa.
- Nhạc chờ: Chọn nhạc chờ cụ thể cho một nhóm nội bộ.
- Chỉ nhạc chờ: các cuộc gọi vào nhóm chỉ nghe nhạc chờ mà không nghe tiếng chuông reng.
- Khi số nội bộ đổ chuông: Chỉ phát nhạc chờ khi 1 số nội bộ trong nhóm đổ chuông.
- Chỉ đổ chuông: các cuộc gọi vào nhóm chỉ nghe tiếng chuông. Mà không phát nhạc chờ.
- Thông báo: Phát thông báo bận, hoặc thông báo báo hiệu cho người gọi biết. Hiện các số nội bộ trong nhóm chưa có nhân viên sẵn sàng nghe máy. Có 3 chế độ trong thông báo.
- Luôn luôn: Thông báo sẽ được phát mỗi khi có cuộc gọi tới. Mà không cần quan tâm trong nhóm được gọi có nhân viên sẵn sàng hay không.
Tạo nhóm nội bộ:
- Số nhóm: 602,
- Tên nhóm: FW09XXXXXXX.
- Chọn số nội bộ: ta điện số điện thoại cần Forward đến và có “ # “ sau số điện thoai: 09XXXXXXX#.
- Chuyển tiếp cuộc gọi ra số di động.
Trong Nhóm Nội Bộ ta có thể Forward ra Số Di Động.
Ta có thể xem xét ví dụ: Khi Khách Hàng gọi vào đầu số; Đổ vào nhóm P NHAN SU 601 (Ext:1001,..,1004) trong vòng 60 giây, không ai nhấc máy sẽ chuyển cuộc gọi sang số di động 09xxxxxxx.
Khi số nội bộ bận
Thông báo sẽ được phát khi toàn bộ số nội bộ trong nhóm đều trong trạng thái bận nghẽn máy.
Khi số nội bộ không online
Thông báo sẽ được phát khi toàn bộ số nội bộ trong nhóm không online; Hoặc chưa được đăng ký trên tổng đài.
Nếu có bất kì thắc mắc hay câu hỏi gì, đừng ngần ngại khi liên hệ với vpbx.vn.
Khi sử dụng tổng đài VPBX bạn sẽ được hỗ trợ lắp đặt và bảo trì 24/7 .
Liên hệ ngay 1900400088 để được tư vấn chi tiết về giải pháp tổng đài phù hợp
