Tổng đài của bạn mang công nghệ gì? Tổng đài Analog là gì? So sánh chi tiết về công nghệ tính năng của tổng đài điện thoại Analog và tổng đài IP.
Bạn đang sử dụng tổng đài nào cho doanh nghiệp của mình. Tổng đài của bạn mang công nghệ gì? Tổng đài Analog là gì? Và tại sao nó dần bị thay thế bới công nghê khác?
I. Tổng đài Analog là gì?
Công nghệ Analog là gì? Là công nghệ tổng đài điện thoại truyền thống. Tổng đài này hoạt động thông qua đường line bưu điện. Khi khách hàng đăng ký sử dụng, các nhà mạng sẽ kéo line bưu điện trực tiếp đến văn phòng khách hàng.
Tổng đài Analog là gì? Tổng đài hoạt động trên công nghệ Analog. Từ đó, khách hàng mua tổng đài Analog (thiết bị phần cứng), chia ra các máy nhánh/máy lẻ tới các phòng ban, nhân viên.
II. Cấu tạo của Tổng đài Analog bao gồm những gì?
Tín hiệu đầu vào do bưu điện cung cấp cho tổng đài Analog
Tín hiệu Analog (điện thoại cố định Analog truyền thống). Điện thoại Analog hoạt động dựa trên việc chuyển đổi các tín hiệu âm thanh thành sóng điện tử với tần số và biên độ khác nhau mà điện thoại ghi nhận và gửi đến đầu dây bên kia. Hệ thống điện thoại này sử dụng công nghệ CSN (Circuit Switching Network) để tín hiệu Analog truyền dẫn qua các đoạn dây mắc nối tiếp và hình thành cuộc trò chuyện.
2. Thiết bị chuyển mạch Analog.
Tùy thuộc vào quy mô nhân sự và nhu cầu sử dụng. Từ đó xác định nhu cầu số lượng máy nhánh sử dụng mà doanh nghiệp chọn dung lượng tổng đài cho phù hợp, tránh gây lãng phí.
3. Thiết bị đầu cuối (điện thoại cố định Analog)
Thiết bị đầu cuối thì đơn giản hơn, đó chính là các điện thoại cố định bán phổ biến trên thị trường. Doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ về thông tin để đơn vị cung cấp tổng đài tư vấn. Nhà cung cấp sẽ hỗ trợ trọn gói việc đi dây đến từng vị trí đặt máy, cấu hình tổng đài nội bộ, ghi âm (nếu cần). Điều này sẽ giúp tiện sử dụng cũng như bảo hành sau hê thống.
III. Tổng đài Analog có tác dụng gì?
- Tổng đài điện thoại Analog cho phép ta trang bị nhiều máy điện thoại cho nhu cầu sử dụng. Trang bị cho mỗi phòng ban, thậm chí là mỗi nhân viên một máy điện thoại… đó là 1 số nội bộ riêng biệt.
- Gọi nội bộ miễn phí: nhân viên có thể gọi điện thoại từ phòng này sang phòng kia để trao đổi công việc …hoặc cho từng cá nhân để trao đổi công việc. Việc thoại nội bộ sẽ thuận tiện, đơn giản và không hề mất phí.
Nhưng điều đó chỉ áp dụng tại 1 vị trí văn phòng mà thôi. Nếu doanh nghiệp bạn có nhiều phòng ban ở các khu vực địa lý khác nhau, bạn phải trang bị cho mỗi nơi 1 số thuê bao cố định từ bưu điện. Điều đó hình thành lên một số vấn đề của tổng đài Analog:
- Số lượng thuê bao doanh nghiệp dùng nhiều
- Chỉ 1 cuộc gọi được kết nối vào trong 1 lúc. Khi khách hàng gọi vào 1 thuê bao, nhân viên gọi vào 1 máy lẻ. Ai muốn kết nối đều vẫn phải xếp hàng chờ đợi để được gọi. Từ đó phát sinh nhiều vấn đề
- Nhân viên này đang chờ 1 cuộc điện thoại của khách hàng mà nhân viên khác đang có 1 cuộc nói chuyện khá lâu với khách.
- Bỏ lỡ điện thoại của khách hàng vì khách hàng không muốn gọi đi gọi lại
- Nhân viên ở ngoài gọi về công ty đôi khi bị chậm. Nhân viên dùng số cá nhân để giao tiếp riêng với khách hàng nhiều hơn. Từ đó, công ty phải chi thêm điện điện thoại phụ cấp cho nhân viên.
Những vấn đề trên đều cần được khắc phục.
IV. Lí do tổng đài Analog bị thay thế bởi tổng đài IP
- Tổng đài Analog cần phải đi một đường dây điện thoại riêng. Trong khi tổng đài IP chỉ cần sử dụng mạng LAN hay Internet.
- Tính năng tổng đài của Analog rất hạn chế.
Chỉ một số tính năng nghe gọi cơ bản. Hạn chế kết nối thoại cùng lúc gây bất tiện. Trong khi đó, tổng đài IP được phát triển theo nền tảng đám mây, cho phép kết nối đa phương tiện. Dễ dàng nâng cấp bổ sung các tính năng từ các nhà phát triển.
- Không quản lý cuộc gọi, file ghi âm của nhân viên trao đổi với khách hàng.
- Không hỗ trợ API kết nối với các phần mềm CRM, ERP
- Không hỗ trợ kết nối nhiều chi nhánh, chuỗi cửa hàng.
- Không hỗ trợ quản lý từ xa, khó khăn trong vấn đề vận hành, quản lý.
- Không thống kê báo cao về số lượng cuộc gọi, hiệu quả làm việc của nhân viên.
3. Tốn kém chi phí trong quá trình sử dụng
Nếu cần mở rộng phải nâng cấp phần cứng: nâng cấp loại tổng đài, gắn thêm các loại Card hỗ trợ, phải kéo thêm line,… Từ đó gây tốn kém chi phí rất nhiều so với tổng đài dùng mạng.
Tương ứng theo đó là chi phí bảo trì, nâng cấp, sữa chữa cao.
4. Thường xuyên bị bận line, phải dùng nhiều số điện thoại,.. điều này gây khó khăn cho việc quảng bá số tổng đài đến khách hàng. Gia tăng việc nhân viên đàm thoại qua số điện thoại cá nhân với khách.
Để khắc phục các vấn đề của tổng đài Analog, cần nâng cấp để tổng đài hoạt động hiểu quả, hãy liên hệ vpbx.vn để được tư vấn giải pháp tốt nhất.
VPBX cam kết hỗ trợ quý doanh nghiệp lắp đặt và bảo trì 24/7 .
Liên hệ ngay 1900400088 để được tư vấn chi tiết về giải pháp tổng đài phù hợp với doanh nghiệp
