Cách lắp đặt tổng đài điện thoại doanh nghiệp hợp lý theo theo nhu cầu sử dụng: Gọi nội bộ miễn phí, tích hợp ghi âm, lời chào, data khách hàng, dễ quản lý, mở rộng, chuyên nghiệp, hiện đại, ổn định,…
Trước khi đi vào lắp đặt tổng đài điện thoại, doanh nghiệp nên phân tích trước nhu cầu tổng đài của mình để lựa chọn phù hợp cho quy mô cũng như chi phí sử dụng lâu dài.
I. Cách lựa chọn loại tổng đài điện thoại để lắp đặt
Mục đích sử dụng tổng đài điện thoại là gì? Dùng cho văn phòng công ty, tổng đài bán hàng hay trung tâm chăm sóc khách hàng… Từ đó lựa chọn chọn các chức năng cần dùng cho việc lắp đặt tổng đài điện thoại doanh nghiệp.
1. Cách lựa chọn lắp đặt tổng đài điện thoại theo chức năng sử dụng
- Tổng đài chỉ dùng cho nhu cầu liên lạc nội bộ trong công ty và gọi ra ngoài không nhiều; quy mô doanh nghiệp nhỏ, cần ít máy lẻ. >> Với yêu cầu này bạn chỉ nên chọn dùng tổng đài analog là rẻ nhất
- Tổng đài phục vụ cho việc chăm sóc khách hàng, bán hàng trực tuyến, đường dây nóng/hotline,.. -> Nên chọn sử dụng tổng đài IP vì tổng đài này cho phép kết nối hơn 10.000 máy lẻ và thực hiện hàng trăm cuộc gọi đồng thời.
- Tổng đài cho dịch vụ, hỗ trợ khách hàng, cho phép khách hàng truy vấn thông tin của doanh nghiệp, cho phép lựa chọn chuyển máy không cần qua tổng đài viên -> Bạn chọn tổng đài hỗ trợ IVR nhiều cấp và nhiều mức.
2. Lựa chọn lắp đặt tổng đài điện thoại theo dung lượng sử dụng
Dung lượng ở đây bao gồm:
- Số lượng đường vào bưu điện.
- Số lượng máy lẻ: theo số lượng người sử dụng.
- Số lượng cuộc gọi vào và ra: theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp phát sinh nhiều hay ít.
Từ đó bạn chọn tổng đài phù hợp. Ví dụ tổng đài tư vấn chăm sóc khách hàng thì cần số lượng đường vào và số máy lẻ nhiều.
- Là công ty có 1 văn phòng làm việc hay nhiều chi nhánh, cơ sở.
Nếu công ty bạn là công ty nhiều chi nhánh, hoặc tương lai sẽ có nhiều chi nhánh hoạt động, có nhu cầu gọi nội bộ cao thì giải pháp lựa chọn tổng đài IP là phù hợp nhất, chi phí hợp lý, không phải đầu tư nhiều.
3. Thay đổi lắp đặt tổng đài điện thoại mới hoặc thay thế, nâng cấp hệ thống cũ
Đối với khách hàng lắp đặt tổng đài là lắp mới hay nâng cấp tổng đài để lựa chọn loại tổng đài cho phù hợp và đạt hiệu năng sử dụng cao nhất.
- Lắp đặt tổng đài mới tính (Doanh nghiệp chưa có tổng đài): Nên chọn tổng đài IP, vì với tổng đài IP bạn không phải chạy hệ thống dây điện thoại riêng, sử dụng ngay hệ thống dây mạng có sẵn để hoạt động, như vậy chi phí chạy hệ thống mạng cũng giảm cho bạn được 30% chi phí đầu tư rồi.
- Thay tổng đài cũ có mạng thoại sẵn rồi, không yêu cầu tính năng cao cấp thì lựa chọn tổng đài Analog vẫn là giải pháp rẻ nhất, chỉ cần nâng cấp tăng số máy lẻ và thiết bị tổng đài (nếu cần). Nhưng đối với khách hàng có mạng Lan mà chưa có mạng điện thoại thì cũng như trên lựa chọn tổng đài IP sẽ giúp bạn không phải chạy dây gì cả, mua tổng đài về cắm vào hệ thống là dùng được ngay.
Các thiết bị cần thiết cho việc lắp đặt tổng đài điện thoại doanh nghiệp
Bao gồm 4 bộ phận chính:
1. Tổng đài.
2. Các điện thoại đầu cuối.
3. Hệ thống đường dây nội bộ (Cáp điện thoại, gen ốp tường, wallplate, dây nhẩy từ wallplate ra điện thoại).
4. Nhân công triển khai.
Lựa chọn thiết bị sau khi lựa chọn được loại tổng đài theo hướng dẫn ở trên.
III. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ lắp đặt tổng đài điện thoại uy tín
Việc này cũng rât quan trọng cho mỗi doanh nghiệp trước khi chọn mua tổng đài từ nhà cung cấp nào vì: các giải pháp tổng đài hiện nay khá đa dạng, số lượng nhà cung cấp cũng dồi dào,.. nên các tiêu chí để bạn lựa chọn cần xem xét một số tiêu chí cơ bản sau:
1. Hỗ trợ support tốt 24/24. Hỗ trợ đào tạo nhân sự sử dụng tổng đài;
2. Bảo hành bảo trì hệ thống nhanh chóng khi xảy ra lỗi;
3. Đảm báo hỗ trợ sản phẩm ít nhất trong vòng 3 năm (vì có 1 số tổng đài khi hết model ngừng sản xuất không còn linh kiện thay thế nâng cấp về sau);
4. Update các giải pháp mới và tư vấn nâng cấp hợp lý, lâu dài;
5. Phương án bảo mật dữ liệu.
IV. lợi ích khi đăng ký lắp đặt tổng đài điện thoại của VPBX
- Đa dạng đầu số tổng đài: để lựa chọn, từ nhiều nhà mạng Viettel, Mobifone, Vinaphone, Vietnamobile,…Tổng đài VPBX có thể cung cấp cho doanh nghiệp theo nhu cầu.
- Ưu đãi về cước phí: Dù cho khách hàng gọi đến cho doanh nghiệp sẽ phải trả phí gọi nhưng không phải doanh nghiệp không mất cước phí cho nhà mạng. VPBX sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm tối đa chi phí cho tổng đài này tối đa có thể.
- Chuyên nghiệp và hỗ trợ tận tình 24/7: không chỉ dành cho doanh nghiệp lắp đặt mới mà còn cả bảo trì, hỗ trợ khi phát sinh lỗi trong quá trình tổng đài ảo VPBX hoạt động.
- Bảo mật dữ liệu.
