Tổng đài ảo số đẹp, không giới hạn máy lẻ. Tổng đài dùng mạng. Kết nối di động. Nhận diện khách hàng tự động. Cước phí rẻ.
Dịch vụ tổng đài ảo là nhu cầu thiết yếu của các doanh nghiệp muốn xây dựng một hệ thống tổng đài điện thoại tương đối hoàn chỉnh, chi phí hợp lý và đạt hiệu quả cao. Và không ít các công ty đang cung cấp giải pháp này, để lựa chọn được đối tác uy tín, bạn cần hiểu về giải pháp này để đưa ra quyết định đúng đắn.
Giải pháp tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là một dịch vụ tổng đài điện thoại được cung cấp trên nền tảng IP nhằm cung cấp cho khách hàng chất lượng cuộc gọi cao, tiết kiệm chi phí – khách hàng có thể sử dụng các thiết bị đầu cuối IPPhone hoặc tận dụng các máy Analog sẵn có thông qua IP gateway hoặc SoftPhone cài đặt trên máy tính, phần mềm cài đặt trên Smartphone để sử dụng dịch vụ.
Ưu điểm nội trội của giải pháp tổng đài ảo VPBX so với tổng đài truyền thống
Sự khác biệt chính giữa tổng đài điện thoại thông thường và tổng đài ảo là cách dịch vụ được cung cấp và cách triển khai hoạt động. Giải pháp này giải quyết các nhược điểm của hệ thống tổng đài truyền thống
Tổng đài truyển thống
– Tốn chi phí: Cần thiết bị đắt tiền và đặt nó tại chỗ. Đăng ký số điện thoại cố định và trong trường hợp chuyển văn phòng dễ phải thay số.
– Bất tiện: Bắt buộc phải có nhân viên trực điện thoại ở văn phòng. Khổng sử dụng 1 số tổng đài liên kết toàn hệ thống khi công ty có nhiều chi nhánh ở nhiều nơi
– Khó quản lý: Không thống kế được số liệu về cuộc gọi cũng như nội dung cuộc gọi. Khó kiểm soát được nhân viên trong hệ thống trực cổng thông tin của công ty
Tất cả đều gây mất thuận tiện cho khách hàng và doanh nghiệp. Nên việc tìm kiếm giải pháp mới là không thể thiếu. Và tổng đài ảo sẽ khắc phục các vấn đề trên.
Tổng đài ảo
Có thể nói, tổng đài ảo chính là xu hướng phát triển của hệ thống tổng đài trong thời đại công nghệ ngày nay. Dịch vụ tổng đài của VPBX được thiết kế nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết bài toán về chi phí, cách tận dụng hợp lý nguồn lực và cơ sở hạ tầng sẵn có để phục vụ hoạt động chăm sóc khách hàng của công ty.
Tiết kiệm hơn với tổng đài VPBX
Khác với tổng đài điện thoại trước đây, tổng đài VPBX chủ yếu dựa vào phần mềm. Đây là một giải pháp toàn diện cho vận hành tổng đài điện thoại chuyên nghiệp nhất. Sử dụng tổng đài ảo VPBX sẽ không cần thiết bị và cáp đắt tiền.
Ngoài ra, các công ty cung cấp giải pháp tổng đài như VPBX sẽ có những ưu đãi về cước phí nhà mạng sẽ giúp tiết kiệm hơn thêm cho doanh nghiệp.
Tổng đài ảo cho phép kết nối đa dạng thiết bị:
Với dịch vụ thuê tổng đài ảo VPBX khách hàng chỉ cần trang bị điện thoại smartphone hoặc Softphone lắp đặt vào mạng LAN nội bộ mà không cần trang bị hệ thống tổng đài. Sử dụng mọi loại thiết bị đầu cuối như điện thoại cố định, điện thoại di động, máy tính bảng, laptop hay máy tính, nên cực thuận tiện.
Chỉ sử dụng 1 số tổng đài duy nhất cho nhiều địa điểm, chi nhánh, nhiều nhân viên (ngay cả không ở văn phòng). Công ty thuận lợi trong việc quảng bá số hotline này tới khách hàng. Công ty có thể giải quyết yêu cầu khách hàng một cách nhanh chóng.
Kết nối mọi lúc mọi nơi với tổng đài VPBX:
Tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp nhận cuộc gọi của khách hàng đến tất các nhân viên phòng ban mọi lúc, mọi nơi (không chỉ ở văn phòng, không lo khác chi nhánh). Thông qua tổng đài ảo VPBX chỉ sử dụng 1 đầu số tổng đài, nhân viên của công ty có thể nghe cuộc gọi của khách hàng bằng số điện thoại di động cá nhân. Nhân viên có thể sử dụng Smart phone, máy tính, máy tính bảng để nhận cuộc gọi. Vì vậy, không bắt buộc phải có nhân viên trực ở công ty.
Chỉ cần sử dụng một số hotline duy nhất; Tổng đài VPBX sẽ cho phép doanh nghiệp của bạn nhận cuộc gọi cả trong và ngoài nước; Số lượng thiết bị kết nối nội bộ không giới hạn; Xử lý đồng thời tới hàng trăm cuộc gọi đến cùng lúc; Cho phép chuyển tiếp cuộc gọi; Thiết lập lời chào bằng giọng nói; Phân phối cuộc gọi thông minh giữa các bộ phận, nhân viên hoặc khu vực.
Khả năng thống kê, hỗ trợ quản trị
Tổng đài ảo do VPBX cung cấp cho phép thu thập số liệu thống kê. Quản lý có thể phân tích hiệu suất của nhân viên và hiệu quả bán hàng. Giải pháp này cho phép xuất báo cáo tổng hợp các cuộc gọi. Nên cực hữu ích cho nhà quản lý dịch vụ kiểm soát và theo dõi được chi tiết các cuộc gọi như thời lượng cuộc gọi, thời gian gọi, thời gian kết thúc, mã vùng cuộc gọi hay cuộc gọi đó có được kết nối hay không. Có thể lưu giữ thông tin khách hàng và tự động hiển thị tới nhân viên dịch vụ.
Lợi ích khi đăng ký dịch vụ tổng đài ảo
- Đa dạng đầu số tổng đài: để lựa chọn, từ nhiều nhà mạng Viettel, Mobifone, Vinaphone, Vietnamobile,…Tổng đài VPBX có thể cung cấp cho doanh nghiệp theo nhu cầu.
- Ưu đãi về cước phí: Dù cho khách hàng gọi đến cho doanh nghiệp sẽ phải trả phí gọi nhưng không phải doanh nghiệp không mất cước phí cho nhà mạng. VPBX sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm tối đa chi phí cho tổng đài này tối đa có thể.
- Chuyên nghiệp và hỗ trợ tận tình 24/7: không chỉ dành cho doanh nghiệp lắp đặt mới mà còn cả bảo trì, hỗ trợ khi phát sinh lỗi trong quá trình tổng đài ảo VPBX hoạt động
- Bảo mật dữ liệu
Không còn lo bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng; Gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí dù là khác vị trí địa lý; Nhân viên có thể làm việc bất kỳ đâu; Dễ dàng quản lý, xem thống kê cuộc gọi, nghe lại ghi âm cuộc gọi; Dễ dàng mở rộng hệ thống; Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng, hệ thống quản lý khách hàng. Tất cả đều có trong dịch vụ tổng đài ảo của VPBX
Các câu hỏi thường gặp của khách hàng
Hỏi: Tổng đài ảo là gì?
Trả lời: Tổng đài IP là gì (viết tắt IP PBX: Internet Protocol Private Branch eXchange) là tổng đài nội bộ, một mạng điện thoại riêng sử dụng giao thức Internet (Internet protocol) để thực hiện các cuộc gọi điện thoại ra bên ngoài, thường áp dụng trong phạm vi một công ty, nhà hàng, hay bệnh viện. Dữ liệu giọng nói được truyền bằng các gói dữ liệu qua Internet thay vì mạng điện thoại thông thường.
Hỏi: Đối tượng sử dụng tổng đài ảo?
Trả lời:
- Doanh nghiệp mới thành lập cần trang bị tổng đài.
- Doanh nghiệp muốn chuyển đổi hệ thống từ tổng đài analog sang tổng đài IP
- Các doanh nghiệp có nhu cầu tổng đài, nhưng không muốn đầu tư hệ thống tổng đài riêng
- Doanh nghiệp có nhiều bộ phận, chi nhánh hoạt động ở các địa điểm khác nhau
- Các công ty địa chỉ không cố định, không có văn phòng cụ thể
- Hộ gia đình và cá nhân có nhu cầu thay đổi điện thoại analog sang tổng đài IP.
Hỏi: Lợi ích kinh doanh chính cho doanh nghiệp của tôi là gì?
Trả lời:
Có vô số lợi ích kinh doanh khi xem xét thực hiện chuyển đổi sang đám mây, chúng tôi đã phác thảo một số lĩnh vực mà doanh nghiệp của bạn có thể trải nghiệm lợi ích tối đa.
– Tiết kiệm chi phí – Cloud PBX cung cấp cho các doanh nghiệp một cơ hội tuyệt vời để tiết kiệm tiền, tránh chi phí cuộc gọi nội bộ, chi phí thiết lập ban đầu và chi phí bảo trì liên tục.
– Tính linh hoạt – Cho dù bạn đang làm việc ở Colchester hay Calcutta, bạn có thể thực hiện cuộc gọi khi đang di chuyển. Chỉ cần đăng nhập vào cổng thông tin của chúng tôi và bạn có thể thực hiện cuộc gọi qua Wi-Fi hoặc thậm chí tốt hơn thông qua thiết bị di động trên kết nối 3g / 4g.
– Kinh doanh liên tục – Nếu doanh nghiệp của bạn yêu cầu thời gian hoạt động hoàn chỉnh, Cloud PBX cung cấp giải pháp mạnh mẽ. Cho dù bạn làm việc trong các dịch vụ tài chính hay trong chăm sóc sức khỏe, Cloud PBX cung cấp kết nối đáng tin cậy và liên tục.
– Khả năng mở rộng – Hoàn hảo cho các doanh nghiệp đang phát triển, Cloud PBX cho phép bạn dễ dàng thêm hoặc xóa các dòng mà không gặp rắc rối hoặc đầu tư vốn bổ sung.
Hỏi: Tính năng cơ bản của Tổng đài ảo?
Trả lời:
– Số máy nhánh có thể mở rộng không giới hạn.
– Thực hiện kết nối cuộc gọi cơ bản.
– Không hạn chế số kết nối thoại cho nội bộ.
– Gọi nội bộ miễn phí trong hệ thống công ty, bất chấp khoảng cách địa lý của các chi nhánh trực thuộc công ty đó.
– Kết nối dễ dàng và linh hoạt với các hệ thống thoại của các nhà cung cấp khác.
– Cài đặt, sử dụng lời chào, chuyển cuộc gọi đến điện thoại viên một cách đơn giản và có thể thay đổi bất cứ lúc nào.
– Tự động ghi âm cuộc gọi bất kỳ. Hoặc ghi âm chỉ định trên từng máy nhánh cụ thể.
– Nhạc chờ, nhạc chuông thay đổi tùy ý.
– Quản lý, xem lịch sử toàn bộ cuộc gọi, thống kê chi tiết trên từng số hoặc theo ngày giờ chỉ định, nghe lại cuộc gọi đã ghi âm, trích xuất file ghi âm dễ dàng.
– Tương thích với hầu hết thiết bị đầu cuối như: Điện thoại bàn analog, điện thoại bàn kết nối qua internet (IP Phone), smart phone, máy tính để bàn, laptop v.v…
– Hoạt động hầu hết trên nền tảng internet có sẵn như internet có dây (Leased Line, FTTH, …) và internet không dây (Wifi, 3G, …).
– Không cần chi phí quản lý tổng đài, nhân sự bảo trì hệ thống.
– Giảm đáng kể kinh phí đầu tư ban đầu: không phải mua tổng đài IP, chỉ cần đăng ký và sử dụng.
– Mở rộng số máy nhánh đơn giản và nhanh chóng khi có nhu cầu.
– Dễ dàng tích hợp đầu số 1800, 1900, số điện thoại cố định.
– Thời gian triển khai nhanh chóng.
– Thích hợp hầu hết tất cả các loại hình doanh nghiệp.
Tính năng nâng cao:
– Trong một thời điểm tổng đài cùng lúc tiếp nhận nhiều cuộc gọi vào nhưng thuê bao đầu số chỉ là một số. Khách hàng và đối tác của công ty không cần nhớ quá nhiều số để gọi đến công ty.
– Tiếp nhận cuộc gọi vào chuyển hướng chủ động theo lịch làm việc, ngoài giờ làm việc hoặc chuyển tiếp đến số điện thoại khác thuộc nhà cung cấp bất kỳ một cách nhanh chóng và linh hoạt.
– Có tính linh hoạt cao, nhờ vào công nghệ điện toán đám mây có thể sử dụng hệ thống tổng đài IP ở bất kỳ đâu và bất cứ khi nào có kết nối internet.
– Có thể sử dụng trên nhiều thiết bị: máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng …
– Không bị giới hạn cuộc gọi đồng thời trên 1 số điện thoại.
– Hệ thống tự động sao lưu và phục hồi khi có sự cố
Hỏi: Tổng đài ảo có tích hợp các đầu số 1900-1800?
Trả lời: Dĩ nhiên là được. Không những tích hợp đầu số 1900-1800, mà còn có thể tích hợp các đầu số cố định, đầu số di động vào để làm tổng đài.
Hỏi: Gọi nội bộ giữa các chi nhánh có tốn phí?
Trả lời: Dùng qua công nghệ internet nên sẽ việc gọi nội bộ giữa các chi nhánh là hoàn toàn miễn phí. Không giới hạn vùng địa lý.
Hỏi: Tôi có nhiều chi nhánh có sử dụng chung 1 tổng đài được hay không?
Trả lời: Vì sử dụng qua công nghệ internet nên 1 tổng đài IP có thể sử dụng cho nhiều chi nhánh, chuỗi cửa hàng. Ví dụ cửa hàng 1 sử dụng số 101, cửa hàng 2 sử dụng 102 và gọi nội bộ cho nhau miễn phí.
Hỏi: Các phần mềm hỗ trợ gọi điện thoại thông qua Tổng đài ảo?
rả lời: Có thể sử dụng các phần mềm sau để gọi điện thoại thay cho thiết bị điện thoại, PC
- Đối với smartphone: phần mềm VPBX hoặc HoduPhone
- Đối với PC: phần mềm HoduPhone
Hỏi: Công ty tôi có tổng đài rồi và dùng rất lâu rồi, vì sao nên dùng VPBX?
Trả lời:
“Dùng rất lâu” 90% là dùng tổng đài analog, là loại tổng đài với công nghệ lạc hậu. Vừa tốn kém tiền mua tổng đài vật lý, tốn diện tích đặt tổng đài, tiền điện chạy tổng đài 24/24 và khi chuyển vị trí ngồi / chuyển chi nhánh rất vất vả nhiêu khê trong việc “đi dây” lại. Tổng đài VPBX là tổng đài ảo, dùng công nghệ SIP Trunking, không mua thiết bị, không chỗ đặt, không tiền điện, mọi thứ được giao diện hóa thành phần mềm dạng web, dễ dàng tuỳ chỉnh. VPBX có đầy đủ tính năng của tổng đài chuyên nghiệp.
Hỏi: Dùng VPBX phải thay loạt IP Phone mới?
Trả lời:
– Có thể tái sử dụng điện thoại cũ được thông qua thiết bị chuyển đổi. Nhưng chi phí mua thiết bị chuyển đổi còn cao hơn mua điện thoại IP mới với nhiều tính năng hiện đại hơn so với điện thoại cũ. Nên chúng tôi khuyên bạn nên mua điện thoại IP mới.
– Nếu muốn tiết kiệm chi phí, có thể cài softphone lên laptop/PC/smartphone.
Hỏi: Nếu ngân sách không hạn hẹp, IP Phone vẫn có dòng kết nối bằng Wi-Fi.
Trả lời: Chúng tôi biết rằng mỗi chỗ ngồi chỉ có 1 cổng dây mạng, không sao cả vì các IP Phone có chức năng chuyển đổi để dùng chung 1 cổng dây mạng cho cả IP Phone và PC/laptop hiện tại.
Hỏi: Nếu công ty bị cúp điện, mất Internet thì sao?
Trả lời: Tổng đài IP hoạt động dựa trên Internet và nguồn Internet tại doanh nghiệp khách hàng hiển nhiên cần đến điện. Khi mất điện —> Mất Internet —> Không dùng được tổng đài IP. Nếu giữ lại số analog + dùng VPBX, mất điện là gián đoạn dịch vụ. Tuy nhiên… Nếu dùng số SIP + dùng VPBX, giải pháp dự phòng khi mất điện là dùng smartphone + 3G hoặc forward sang số di động.
Hỏi: Thời gian triển khai là bao lâu?
Trả lời: Chỉ 2 ngày.
Hỏi: Tôi muốn tích hợp VPBX vào phần mềm CRM có sẵn được không?
Trả lời: Được. VPBX đã đóng gói sẵn API và AMI theo chuẩn kết nối quốc tế để dễ dàng tích hợp vào các phần mềm khác như CRM, POS, ERP…
Hỏi: Tổng đài có cà đặt được câu chào không ?
Trả lời: Hoàn toàn được. Đây là một tính năng cơ bản trên tổng đài. Quý khách có thể tự ghi âm và gửi file cho bộ phận kỹ thuật qua email chung tôi sẽ xử lý file âm thanh, ghép nhạc rồi đưa lên tổng đài. Hoặc thật đơn giản hay sử dụng dịch vụ hỗ trợ ghi âm miễn phí cho khách hàng sử dụng dịch vụ tổng đài ảo.
Hỏi: Tôi có thể chuyển tiếp cuộc gọi đến số di động được không?
Trả lời: Đây là tính năng hoàn toàn miễn phí trên tổng đài. Điều kiện là bạn phải có 1 đầu số có thể gọi ra được mới thực hiện được chức năng này. Vui lòng liên hệ bộ phận kỹ thuật 1900.400088 nếu bạn cần cài đặt.
Hỏi: Tôi có thể nghe lại cuộc ghi âm trên tổng đài được không?
Trả lời: Khi đăng ký sử dụng dịch vụ khách hàng được cấp 1 tài khoản quản lý, thống kê cuộc gọi, nghe file ghi âm. Khách hàng tiến hành đăng nhập từ web và thác tác cực kỳ dễ dàng. Nghe file ghi âm như nghe nhạc. Bạn cần demo vui lòng liên hệ 1900.400088 để được hướng dẫn hoặc hỗ trợ.
Hỏi: File ghi âm được lưu lại trong bao lâu?
Trả lời: Chúng tôi cam kết tối đa 12 tháng. Nếu quý khách có nhu cầu nhiều hơn hãy liên hệ với chúng tôi. 1900.400088.
Hỏi: Tôi có thể thay đổi cấu hình tổng đài được không? Và có tốn chi phí không?
Trả lời: được và hoàn toàn miễn phí. Bất cứ khi nào cần thay đổi cấu hình tổng đài cho phù hợp với hoạt động công ty bạn chỉ cần gọi 1900.400088 sẽ hỗ trợ bạn. Tối đa 4h làm việc.
Hỏi: Tôi làm thế nào để thanh toán cước dịch vụ tổng đài ảo?
Trả lời: Trước ngày đến hạn thanh toán hệ thống GCloud PBX sẽ gửi email, gọi điện thông báo cho quý khách. GCloud PBX chấp nhận nhiều hình thức thanh toán khác nhau như chuyển khoản, thu tận nơi. Để biết thêm chí tiết vui lòng gọi 1900.400088.
Hỏi: Tôi có thể nâng cấp gói Tổng đài ảo được không?
Trả lời: Dĩ nhiên là được. Khi nhu cầu sử dụng của quý khách vượt quá gói tổng đài đang sử dụng. Chúng tôi sẽ hỗ trợ nâng cấp lên gói tổng đài cao hơn. Vui lòng liên hệ 1900.400088 Phím 1 (gặp bộ phận Dịch vụ khách hàng để hỗ trợ các thông tin).
Hỏi: Tổng đài không sử dụng được tôi phải làm thế nào?
Trả lời: Đơn giản bạn chỉ cần gọi vào hotline 1900.400088 để gặp bộ phận kỹ thuật. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ 24/7. Các trường hợp không hỗ trợ qua điện thoại được. Chúng tôi sẽ cử kỹ thuật đến tận nơi để hỗ trợ khách hàng.
Hỏi: Tôi phải làm gì khi đổi văn phòng?
Trả lời: Khi sử dụng tổng đài ảo nếu bạn có đổi văn phòng thì rất đơn giản chỉ cần tháo điện thoại, dây nguồn qua văn phòng mới cắm lại là sử dụng được. Không cần cấu hình thêm bất cứ gì cả. Nếu quý khách vẫn khó khăn thì hãy gọi 1900.400088 để gặp bộ phận kỹ thuật hỗ trợ.
Hỏi: Khi đổi văn phòng tôi có giữ được số không?
Trả lời: Hoàn toàn được. Với đầu số trên công nghệ sip trunk thì khi chuyển văn phòng 100% giữ được số mà không cần làm thủ tục gì cả.
Hỏi: Ngoài phí dịch vụ, tôi còn khoản chi phí nào khác không?
Trả lời: Có thể có, bạn cần có thiết bị để kết nối với hệ thống của chúng tôi. Bao gồm: máy tính, tai nghe call center chuẩn USB hoặc điện thoại IP (IP Phone) và kết nối mạng Internet FTTH. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ báo giá thiết bị.
Hỏi: Khi hợp đồng hết thời gian đăng ký dịch vụ thì như thế nào?
Trả lời: Trước khi kết thúc thời hạn dịch vụ ba mươi (30) ngày, bạn sẽ nhận được email thông báo của chúng tôi về việc hết hạn và hướng dẫn bạn làm cách nào để tiếp tục sử dụng dịch vụ xuyên suốt mà không bị gián đoạn.
Hỏi: Tôi làm thế nào để thanh toán cước đầu số điện thoại?
Trả lời: Cước phát sinh do đầu số điện thoại khách hàng sẽ thanh toán trực tiếp cho nhà mạng cung cấp đầu số. Hàng tháng bên nhà mạng sẽ gửi mail thông tin chi tiết cho khách hàng trong email có hướng dẫn cách thanh toán.
