Tư vấn tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp hiệu quả, chi phí hợp lý

Nhiều doanh nghiệp hiện chưa xây dựng được kênh bán hàng hay chăm sóc khách hàng hiệu quả. Dưới đây là những tư vấn tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp hiệu quả, tiết kiệm.

Tư vấn tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp – Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng tổng đài điện thoại?

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng dịch vụ tổng đài điện thoại ảo hoặc sim vật lý. Dịch vụ tổng đài ảo khắc phục nhiều nhược điểm tổng đài sim vật lý. Nhiều tính năng mới đáp ứng yêu cầu truyền thông, kinh doanh của Doanh nghiệp ở nhiều quy mô. Trừ khi doanh nghiệp của bạn đúng nghĩa “một thành viên” mới thực sự không cần đến một tổng đài điện thoại.

tư vấn tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp
tư vấn tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp

Tổng đài ảo có nhiều tính năng hay, vượt trội hơn tổng đài sim vật lý. Tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng Internet Protocol (IP) kết nối internet. Tổng đài ảo cho phép thực hiện nhiều cuộc gọi ra hoặc gọi vào cùng lúc. Tổng đài ảo được lập trình đơn giản, nhanh chóng. Doanh nghiệp đặt dich vụ tổng đài ảo gần như đươc thiết lập ngay mà không cần trang bị quá nhiều cơ sở hạ tầng như tổng đài vật lý.

Những lý do khiến doanh nghiệp tìm đến tổng đài điện thoại:

  • Doanh nghiệp có nhiều hơn 1 bộ phận (phòng ban) muốn tiết kiệm chi phí liên lạc nội bộ.
  • Doanh nghiệp vừa và lớn muốn tiết kiệm chi phí liên lạc nội bộ.
  • Doanh nghiệp có lượng lớn khách hàng và thường xuyên bỏ lỡ cuộc gọi của khách. Nguyên nhân thường là do có nhiều cuộc gọi cùng gọi vào 1 số (hotline chẳng hạn).
  • Doanh nghiệp muốn cuộc gọi của khách hàng đươc chuyện đến đúng bộ phận.
  • Doanh nghiệp sỡ hữu đội ngũ chăm sóc, hỗ trợ khách hàng từ vài nhân viên đến dưới 20 nhân viên muốn chắc chắn nhân viên CSKH tận tình với khách mà không tốn quá nhiều thời gian kiểm soát.
  • Doanh nghiệp có đội ngũ tư vấn viên, hỗ trợ viên lớn muốn phân phối cuộc gọi đến các thành viên đều. Kiểm soát thái độ và chất lượng cuộc gọi.
  • Doanh nghiệp lớn muốn kiểm soát chi phí gọi ra cho từng bộ phận phòng ban, từng nhân viên.
  • Doanh nghiệp muốn thu thập thông tin người gọi đến trực tiếp trên hệ thống.
  • Doanh nghiệp muốn tích hợp dữ liệu cuộc gọi với các phần mềm quản lý khách hàng giúp quản lý hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí hơn.
  • Và nhiều lý do khác nữa. Nhưng điều mà các Doanh nghiệp đều nhận thấy, tổng đài điện thoại đáp ứng được những nhu cầu truyền thông cần thiết. Phục vụ nhu cầu liên hệ của khách hàng và các hoạt động Marketing.

Các loại tổng đài điện thoại cơ bản

Có 2 loại chính là tổng đài truyền thống và tổng đài IP hay tổng đài ảo. Tổng đài điện thoại không cần sử dụng dây thoại, di chuyển dễ dàng, hỗ trợ nhiều người dùng. Chúng còn cho phép kết nối đa thiết bị và không bị giới hạn khu vực địa lý khi dùng làm mạng điện thoại liên kết toàn công ty có sở hữu nhiều chi nhánh ở nhiều tỉnh thành.

Tổng đài điện thoại IP dần thay thế tổng đài truyền thống
Tổng đài sử dụng công nghệ IP dần thay thế tổng đài truyền thống

Sự hoàn chỉnh tính năng đã đến mức độ giải quyết được hầu hết các nhu cầu của doanh nghiệp. Một tổng đài thuộc sở hữu riêng mà có khả năng hoạt động có thể so sánh với tổng đài/hotline của các nhà mạng như Viettel, Mobifone, Vinaphone, Vietnam mobile,… Nếu bạn đã gọi đến các hotline chăm sóc khách hàng của các tập đoàn lớn, bạn thấy thích thú những điểm gì ở chúng và bạn có muốn doanh nghiệp của bạn sở hữu một tổng đài chuyên nghiệp như vậy?

Cùng điểm danh sơ qua 1 số loại tổng đài điện thoại được sử dụng nhiều nhất hiện nay :

  • tổng đài điện thoại PANASONIC
  • tổng đài điện thoại SIEMENS
  • tổng đài điện thoại LG
  • tổng đài điện thoại IP
  • Tổng đài Call Center

Tổng đài điện thoại VPBX sẽ đáp ứng tất cả nhu cầu chăm sóc khách hàng và gọi nội bộ

Hiệu suất cao và dịch vụ khách hàng tốt nhất với giải pháp từ VPBX

Vì các cuộc gọi dựa trên nền IP (điện toán đám mây), tổng đài điện thoại IP sẽ dễ dàng hơn để phát triển và tích hợp với các ứng dụng doanh nghiệp khác như phần mềm quản lý vì hệ thống do VPBX có thể cài đặt trên máy tính, điện thoại,… Ví dụ đơn giản: Một cuộc gọi vào phát sinh có thể tự động tương tác với database để truy vấn lấy thông tin của khách hàng này ra, nhân viên sẽ dễ dàng nhận diện và chăm sóc một cách tốt hơn.

Ngoài ra, VPBX có cho phép lưu thông tin khách hàng gọi đến. Với VPBX, có thể cài đặt trả lời tự động, chuyển tiếp cuộc gọi đến các bộ phận chuyên biệt cũng như thư thoại gửi cho khách hàng,…

Doanh nghiệp chỉ cần cài đặt một kịch bản phù hợp trên tổng đài để thuận lợi cho khách hàng kết nối. VPBX đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài điện thoại uy tín

Thiết bị đầu cuối đa dạng và dễ sử dụng với tổng đài VPBX

Nhiều thiết bị đầu cuối dễ dàng tương thích với hệ thống tổng đài điện thoại. Cùng nhiểu các tính năng mà hệ thống tổng đài truyền thống không có như khả năng hiển thị số, chuyển máy, danh bạ, hội nghị, gọi điện thoại có hình vv…

Cụ thể, VPBX cho phép kết nối với các điện thoại thông minh, máy tính bảng, laptop, máy tính bằng cách sử dụng phần mềm, qua mạng LAN; điện thoại cố định IP,… Vì vậy, tất cả nhân sự của công ty có thể tham gia hệ thống tổng đài VPBX .

Nhân viên không có mặt ở công ty mà vẫn trực điện thoại của khách hàng. Gọi nội bộ công ty miễn phí dù là ở khác tỉnh thành.

Chỉ sử dụng một số tổng đài điện thoại

Do khả năng kết nối đa thiết bị qua mạng Internet mà doanh nghiệp chỉ cần sử dụng 1 số tổng đài duy nhất. Càng chuyên nghiệp hơn khi sử dụng một số điện thoại đẹp như đầu số 1900. Dễ dàng quảng bá tới khách hàng hơn vì khách hàng chỉ cần biết 1 số tổng đài của doanh nghiệp. Từ đó, khách hàng có thể liên hệ tới tất cả bộ phận để giải quyết mọi nhu cầu.

Doanh nghiệp có thể đăng ký tổng đài đầu số 1900
Doanh nghiệp có thể đăng ký tổng đài đầu số 1900

Nhiều chức năng hơn với tổng đài VPBX

Hệ thống điện thoại trên nền IP cho phép nghiên cứu và phát triển nó dễ dàng hơn. Hầu hết các hệ thống tổng đài này đều có đầy đủ các chức năng, bao gồm chuyển tiếp cuộc gọi tự động, gửi thư thoại, lưu danh bạ tự động và rất nhiều nữa. Trong khi các chức năng này thường không hề rẻ với các tổng đài  truyền thống.

Và tổng đài điện thoại VPBX có thể kết nối cùng các phần mềm quản trị của doanh nghiệp khác.

Giám sát cuộc gọi và báo cáo tốt hơn với giải pháp từ VPBX

Hệ thống tổng đàihiện đại sẽ lưu trữ các thông tin cuộc gọi vào và ra, bạn có thể truy xuất thông tin bất kỳ ở đâu và bất cứ thời gian nào. Nó cung cấp khả năng báo thông minh, và chuyên nghiệp hơn về chi phí, lưu lượng cuộc gọi, …

Không những thế, tổng đài VPBX còn cung cấp giải pháp thống kê về số lượng, ghi âm cuộc gọi, và xuất báo cáo để quản lý khách hàng cũng như nhân viên dễ dàng hơn.

Tổng đài điện thoại VPBX còn cho doanh nghiệp những ưu việt khác

Giảm chi phí cuộc gọi với giải pháp tổng đài điện thoại VPBX

Bạn có thể tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ IP cho các cuộc gọi đường dài và quốc tế. Dễ dàng tạo kết nối giữa các điện thoại ở nhiều văn phòng, chi nhánh khác nhau. Mà vẫn thực hiện các cuộc gọi liên chi nhánh hoàn toàn miễn phí. Thậm trí các nhà mạng có thể chiết khấu phí cho doanh nghiệp sử dụng tổng đài cho khách hàng gọi vào nhiều.

VPBX sử dụng chung hạ tầng với Internet

Tổng đài điện thoại IP hoạt động dựa trên cơ sở hạ tầng mạng của doanh nghiệp. Nên sẽ không tốn chi phí để đầu tư thêm một đường dây nào khác và bảo trì. Tổng đài này mang đến sự linh hoạt khi thêm hay xóa bớt  điện thoại nhánh.

Tổng đài điện thoại VPBX sử dụng mạng Internet
Tổng đài điện thoại VPBX sử dụng mạng Internet

Khả năng cơ động của hệ thống tổng đài điện thoại VPBX

Tổng đài VPBX cho phép di chuyển dễ dàng và khả năng mở rộng cao

Tổng đài điện thoại có thể được di chuyển dễ dàng đến vị trí khác mà không ảnh hưởng đến cấu hình. Người dùng chỉ cần mang thiết bị đầu cuối của họ đến bất cứ đâu có kết nối Internet. Số điện thoại và thông tin doanh nghiệp không hề thay đổi.

Một tổng đài truyền thống khi muốn mở rộng đòi hỏi phải nâng cấp bằng các thiết bị phần cứng. Mà giá thành không nhỏ và phải đi thêm các đường dây điện thoại. Đôi khi, do không thể mở rộng nên bắt buộc đầu tư một hệ thống khác. Tổng đài VPBX thì ngược lại. Chúng dễ dàng quản lý 1 số lượng lớn các điện thoại nhánh. Doanh nghiệp chỉ cần tạo thêm điện thoại vào mạng của bạn để mở rộng. Vừa tiết kiệm, vừa tiện lợi khó thể từ chối.

Dễ dàng cho việc quản lý bảo trì với tổng đài VPBX

Tổng đài điện thoại có giao diện quản lý trên nền web cho cả quản lý lẫn người dùng. Tổng đài VPBX cho phép dễ dàng hơn trong việc bảo trì và điều khiển. Đó là một trong các điểm khác biệt so với hệ thống tổng đài truyền thống.

Khi sử dụng tổng đài VPBX bạn sẽ được hỗ trợ lắp đặt và bảo trì 24/7 .