Cần lưu ý những gì khi thiết lập VoIP để giúp doanh nghiệp yên tâm sử dụng tổng đài này? Làm sao để tối ưu được mục đich sử dụng của tổng đài IP?
Doanh nghiệp ở quy mô nào dù nhỏ hay lớn, hay quy mô tập đoàn,.., hệ thống điện thoại VoIP đều giữ vai trò quan trọng. VoIP khi sử dụng đúng sẽ tạo nên bộ mặt của công ty; Hình thành cảm nhận trong khách hàng về tính chuyên nghiệp cũng như chu đáo tận tình khi phục vụ khách hàng. Khi lựa chọn hệ thống, hãy nhớ rằng vấn đề không chỉ là về chi phí mà là giá trị đích thực mà tổng đài IP mang lại cho công ty. Dưới đây là 5 lưu ý khi thiết lập VoIP của doanh nghiệp từ các chuyên gia.
Lưu ý 1 khi thiết lập VoIP: Xác định mục tiêu và xây dựng kế hoạch
VoIP có vô số tính năng hiện đại và hữu ích khác nhau hình thành các chi phí riêng
Tương ứng với các tính năng là chi phí sử dụng. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định trước nhu cầu cần thiết của mình cụ thể là gì. Chỉ cần chi phí để mua các gói tính năng phù hợp, tránh lãng phí không cần thiết.
Bí quyết là nên lập ra 2 bản danh sách:
- Những tính năng cấp thiết cần phải có,
- Danh sách thứ hai gồm các tính năng quan trọng nhưng chưa có nhu cầu ở thời điểm hiện tại.
Và hãy thực hiện lần lượt chúng theo lộ trình phù hợp ngân sách dự trù của doanh nghiệp. Tất nhiên, bạn nên tham khảo sự tư vấn từ các nhà cung cấp.
Hình thành kế hoạch sử dụng VoIP
Trước khi lắp đặt tổng đài VoIP, cần xây dựng một kế hoạch cụ thể, chi tiết, phù hợp với nhu cầu và khả năng tài chính, bao gồm các yếu tố: thời gian, ngân sách, nhân sự, phân chia công việc cụ thể…
Lưu ý 2 khi thiết lập VoIP: Kiểm tra tính khả dụng của mạng Internet
VoIP kết nối hoàn toàn thông qua Internet, nên doanh nghiệp cần kiểm tra tính khả dụng của mạng internet công ty trước. Ví dụ băng thông có đủ để thực hiện các cuộc gọi VoIP hay không; Tốc độ Internet có đủ nhanh để đảm bảo chất lượng cuộc gọi…
Từ đó xem xét việc nâng cấp hay đổi mới thiết bị cũng như gói mạng từ nhà cung cấp.
- Nâng cấp hay đổi mới các thiết bị cứng như bộ định tuyến, thiết bị chuyển mạch, modem,… để tăng tính tương thích trước khi cài đặt VoIP.
- Nếu kết nối Internet cũ không thể đáp ứng yêu cầu, bạn cần lắp đặt hệ thống mạng mới trước khi sử dụng VoIP.
Vì nếu bỏ qua bước này, doanh nghiệp lắp đặt tổng đài VoIP có thể cũng không sử dụng được như mong muốn.
Lưu ý 3 khi thiết lập VoIP: Tính bảo mật
Tính bào mật luôn quan trọng với mọi doanh nghiệp ở mọi quy mô. Trong đó có data khách hàng, có quy trình, công nghệ, kỹ thuật. Giống như bất kỳ dịch vụ truy cập Internet nào khác thì VoIP cũng có thể bị tấn công từ hacker hoặc có thể bị trộm dữ liệu. Lưu ý trước khi thiết lập VoIP, doanh nghiệp cần đảm bảo chất lượng của vấn đề bảo mật thông tin khách hàng khi thực hiện các cuộc gọi.
Tuy rằng, các nhà cung cấp uy tín đều đã tích hợp sẵn các công cụ bảo mật nhưng doanh nghiệp vẫn cần chú ý:
- Tìm hiểu chính xác cộng cụ bảo mật hoạt động như thế nào;
- Nhà cung cấp của mình sẽ làm gì nếu chẳng may gặp sự cố để lộ thông tin;
- Sắp xếp nhân sự tin tưởng quản lý hệ thống VoIP
Lưu ý 4 khi thiết lập VoIP: Nhà cung cấp
Dịch vụ tốt phải được cung cấp từ đơn vị uy tín. Đó là điều tất yếu.
Vậy nên để lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài VoIP, doanh nghiệp cần xem xét đến các yếu tố:
- Danh tiếng và chuyên môn của nhà cung cấp;
- Chính sách hỗ trợ khách hàng và giá cả;
- Tính khả dụng của các tính năng;
- Review từ các khách hàng của nhà cung cấp.
Các yếu tố này không chỉ đáp ứng yêu cầu trước mắt của doanh nghiệp là thực hiện và kiểm soát chất lượng cuộc gọi mà còn đảm bảo quá trình bảo hành, nâng cấp thuận lợi hơn.
Lưu ý 5 khi thiết lập VoIP: Chất lượng dịch vụ
Thường xuyên kiểm tra và đánh giá chất lượng cuộc gọi. Doanh nghiệp có thể xem xét các thông số Jitter, Latency và Packet Loss – đây là 3 yếu tố quan trọng hàng đầu ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi. Nếu kiểm soát được sự biến động của chúng, chắc chắn chất lượng và hiệu suất cuộc gọi VoIP sẽ được nâng cao đáng kể.
Đánh giá kết quả trải nghiệm thực tế từ nhân viên sử dụng tổng đài cũng là điều cần thiết cho việc nâng cấp và bảo trì hệ thống.
Sự hỗ trợ từ nhà cung cấp kịp thời cũng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ rất nhiều, đặc biệt là khi xảy ra sự cố.
Dịch vụ tổng đài VoIP từ VPBX
Dịch vụ tổng đài VoIP vpbx.vn đảm bảo chất lượng cuộc gọi luôn được tốt nhất, cũng như hỗ trợ tốt nhất về dịch vụ. Khi sử dụng tổng đài VPBX bạn sẽ được hỗ trợ lắp đặt và bảo trì 24/7 .
Nếu bạn còn điều gì thắc mắc về tổng đài điện thoại, dịch vụ tổng đài xin vui lòng liên hệ cho chúng tôi theo địa chỉ để được đội ngũ nhân viên chúng tôi tư vấn và giải đáp.
Liên hệ ngay 1900400088 để được tư vấn chi tiết.
